مكتب الإرشاد الاكاديمي و الدعم الطلابي
مقدمة
إن عملية الإرشاد الأكاديمي في نظام الساعات المعتمدة لها دور كبير في العملية التعليمية ، وينعكس ذلك بشكل كبير ومباشر على الطالب والكلية من حيث إنسيابية المادة التعليمية والمدة الدراسية لإنهاء متطلبات الدراسة. و في إطار التوجه الإستراتيجي للكلية بتقديم خدمة تعليمية متميزة للطلاب وفق الأساليب الحديثة في مجال التعليم الجامعي و الذي يطبق نظم الجودة و تفعيلاً لهذه الإستراتيجية تم إنشاء مكتب الارشاد الاكاديمي و الدعم الطلابي لطلاب مرحله البكالوريوس. يعتمد علي تطبيق معايير و مواصفات الجودة في نظم التعليم الحديثة و المتطورة لخدمه العملية التعليمية بصفه عامه و طلاب الكليه بصفه خاصه, بما يؤدي الي الارتقاء بمستوي الطلاب المتعثرين و رعاية الطلاب المتفوقين و تقديم الإرشاد الاكاديمي و الدعم الطلابي الذي يحتاجه الطلاب خلال دراستهم الأكاديمية.
الرؤية:
يسعي مكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي بالكلية إلى تقديم الدعم والمساندة الأكاديمية وغير الأكاديمية (دعم اجتماعي و نفسي) لطلاب مرحلة البكالوريوس، و ذلك لإعداد طلاب متميزين علميا, قادرين علي اتخاذ القرارات السليمه و المنافسه في سوق العمل و كذلك لديهم القدره علي المشاركه الفعاله داخل المجتمع الجامعي و خارجه.
رسالة مكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي:
يسعي مكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي إلي تقديم المشورة والمساعدة العلمية والتوجيه الاجتماعي والسلوكي لجميع طلاب الكلية لتنمية شخصياتهم واهتماماتهم المهنية, و التعرف علي ما لديهم من قدرات ويعمل على تنميتها وتطويرها, ويشجعهم على التميز والتفوق والإبداع و التعامل مع الصعوبات المختلفة التي قد تعوق تقدمهم العلمي, طرق التغلب على المشكلات الأكاديمية والشخصية, والعمل على رفع إمكاناتهم العلمية والفكرية التي تحقق لهم النجاح .
وكما يسعي مكتب الإرشاد الاكاديمي و الدعم الطلابي إلي رفع الوعي لدي أعضاء هيئة التدريس بالكلية بأهمية الإرشاد الأكاديمي لمساعدة الطلاب علي كيفية اختيار المقررات الدراسية التي تتناسب مع قدراتهم طبقا للخطة الدراسية المعتمدة.
أهداف مكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي:
إن عملية الإرشاد الأكاديمي ضرورة ملحه في ظل نظام الساعات المعتمدة, و ينعكس ذلك بشكل كبير علي كل من الطالب و الكليه, و لذلك يسعى نظام الإرشاد الأكاديمى إلى تقديم النصح ومساعدة الطلاب في مواجهة الصعوبات التي تتعلق بحياتهم الجامعية وإعانتهم على فهم مشكلاتهم والعمل على حلها ليثمر عن تخريج جيل من الشباب مزود بالعلم والمعرفة والقدرة على إتخاذ القرار, وذلك من خلال الأهداف التالية:
- توفير الدعم والمساندة اللازمة للطلاب أثناء مسيرتهم الأكاديمية بما يحقق لهم سهولة إنجازاتهم لدراستهم وفق الخطة الدراسية بما يضمن إنجازها في المدة الزمنية المنصوص عليها في اللائحه.
- توجيه الطلاب المتعثرين دراسياً و إرشادهم و الاهتمام بهم و متابعتهم لرفع مستواهم العلمي و مساعدتهم في التغلب علي ما يواجهونه من عقبات.
- الإشراف على تطبيق إجراءات وتعليمات الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي في الكلية ومتابعة تنفيذها في الأقسام العلمية.
- توجيه المرشدين الأكاديميين بما يضمن توعيتهم بأهمية العملية الإرشادية ودورها في توفير المناخ الأكاديمي والإلمام التام بالخطة الدراسية للطلاب.
- متابعه و إعلام المرشدين الأكاديميين بالأقسام العلمية لتحديد ساعات الإرشاد الأكاديمي.
- إعلام الطلاب بالخدمات الطلابية المتكاملة التي تقدمها الكلية و الجامعة والتي تشمل الرعاية الاجتماعية والبدنية والنفسية والإرشادية والثقافية.
- إيجاد قنوات اتصال بالتعاون مع قيادات الكلية و الأقسام العلمية و الإدارات المختلفة بالكلية لدعم جهود مكتب الدعم الأكاديمي للطلاب لمعاونته علي تقديم الحلول لمشاكل الطلاب و دعم طموحه نحو التطوير و تقديم منظومه متكامله للبيئه الاكاديميه لممارسه الحياة الجامعية المثالية في إطار من التعاون بين جميع العاملين بالكلية.
اختصاصات و مهام مكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي:
- الإشراف علي الشئون الطلابية الأكاديمية و ذلك ويشمل التسجيل ، والسحب والإضافة ، والمواظبة والإنذارات الأكاديمية وغيرها.
- الإعلان عن اللوائح والقواعد والتعليمات والإجراءات المنظمة للدراسة والامتحانات .
- تلقي التقارير الدورية من المرشدين الأكاديميين بالأقسام العلمية.
- رفع التقارير الدورية عن موقف الطلاب المتعثريين من المرشدين الاكاديميين للأقسام العلمية و للجنة شئون تعليم و طلاب لاتخاذ القرار وفقا للوائح المنظمة.
- مراجعة الخطة الدراسية الاسترشاديه للطلاب المقبلين على التخرج والتأكد من مطابقتها للوائح والنظم .
- التنسيق مع الأستاذ الدكتور وكيل الكلية لشئون التعليم و الطلاب لتوفير الأعداد المطلوبة من المرشدين الأكاديميين من الأقسام العلمية بما يتناسب مع أعداد الطلاب الملتحقين بالكلية طبقا للوائح و القوانين.
- إعداد الاستمارات والنماذج الخاصة بالإرشاد الأكاديمي (نموذج أداء المرشد – استمارة بيانات المرشد – استمارة بيانات الطالب – إلخ).
- توعية الطلاب بأهمية و دور مكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي.
- تنظيم ندوات تثقيفية إرشادية وتوجيهية للتعريف بنظام الدراسة للطلاب المستجدين.
- تنظيم ندوات لمناقشة الطلاب في مشاكلهم و مساعدة الطلاب فى حل ما قد يعترضهم من مشاكل.
- وضع آلية لتلقي شكاوى الطلاب الخاصة بعمليه الإرشاد الأكاديمي لدراستها و العمل علي حلها :
- ترفع شكاوي الطلاب إلي مكتب الإرشاد الأكاديمي.
- يعلم منسق الإرشاد الأكاديمي بالقسم العلمي للإعلام المرشد الاكاديمي.
- يتم مناقشة الشكاوي من خلال لجنه مصغرة للبت في المشكلة و مكونه من منسق الإرشاد الأكاديمي و المرشد وفي حضور الطالب و مدير مكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي ووكيل الكلية لشئون التعليم و الطلاب.
- إمداد المرشدين الأكاديميين بالمعلومات اللازمة التى تعينهم على أداء دورهم على أكمل وجه.
- الإشراف على تطوير أداء المرشدين وتدريبهم المستمر من خلال عقد دورات لتنمية قدرات المرشدين وزيادة وعيهم.
- تنظيم لقاءات دورية بين المرشدين لتبادل الخبرات.
- ربط المرشدين بعضهم ببعض والتنسيق والتواصل بينهم داخل و خارج الكليه ان أمكن.
- توجيه المرشدين ومساعدتهم للتغلب على العقبات التي قد تعترض عملهم.
- القيام بجولات إشرافية للإطمئنان على سير العمل وتقييمه والتأكد من مساعدة الطلاب على حل مشكلاتهم.
- توجيه الطالب إلى المكان المناسب الذى يمكن أن يتولى حل مشكلته و ذلك بتحويل الطلاب إلي الأقسام و الإدارات المتخصصة (الدعم المادي – الدعم الأكاديمي – الدعم الطبي……الخ) .
- إعداد تقرير سنوي تفصيلي في نهاية كل فصل دراسي عن نشاط و انجازات مكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي.
- تنظيم برامج الدعم الأكاديمي وغير الأكاديمي للطلبة المتفوقين والمتعثرين.
- الإشراف على الاستبيانات التى يتم عملها للتطوير المستمر للإرشاد الأكاديمى.
- التعاون مع مكتب شؤون التعليم و الطلاب لتحديث قاعدة بيانات طلاب الكلية.
الهيكل التنظيمي لمكتب الارشاد و الدعم الطلابي:
- وكيل الكلية لشئون التعليم و الطلاب.
- مدير مكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي.
- مدير مكتب الوافدين.
- مدير وحده الجودة.
- ممثليين عن المرشدين الأكاديميين.
- ممثل عن السادة العاملين المختصين بمكتب شئون التعليم و الطلاب (رئيس مكتب شئون تعليم و طلاب).
- موظف خاص بالتسجيل.
- منسقي الأقسام العلمية للإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي.
- الموظف المسئول عن مكتب الوافدين (رئيس مكتب شئون تعليم و طلاب).
الخطة التنفيذية لمكتب الإرشاد الأكاديمي و الدعم الطلابي:
| الهدف | النشاط | المسئول | الفترة الزمنية | المخرجات |
| استقبال الطلاب الجدد | لقاءات وندوات مع الطلاب و المرشدين | مدير مكتب الإرشاد و الدعم الطلابي و أعضاء المكتب. | في بداية كل فصل دراسي. | كتيب الإرشاد الأكاديمي – مطويات – الموقع الكتروني للكلية. |
| توزيع الطلاب الجدد على المرشدين | لقاءات وندوات مع المرشدين. | مدير مكتب الإرشاد و الدعم الطلابي و أعضاء المكتب. | في بداية الفصل الدراسي الأول. | ——— |
| التوعية بدور المرشد الأكاديمي | لقاءات وندوات مع الطلاب. | وكيل الكلية لشئون التعليم و الطلاب.
مدير مكتب الإرشاد و الدعم الطلابي و أعضاء المكتب. |
في بداية كل فصل دراسي. | كتيب الإرشاد الأكاديمي – مطويات – الموقع الكتروني للكلية. |
| رعاية الشئون الطلابية الأكاديمية | تواصل ومراجعة مكتب الإرشاد الاكاديمي | مدير مكتب الإرشاد و الدعم الطلابي و أعضاء المكتب.
منسق الإرشاد الأكاديمي. المرشد الأكاديمي |
في بداية كل فصل دراسي. | الاستبيانات مثل سحب – إضافة – إنذار – الخ |
| مراجعة الخطة الدراسية للمقبلين على التخرج | مراجعة دقيقة و ذلك من خلال مراجعه المستندات الخاصة بقوائم التسجيل بالفصول الدراسية المختلفة و مقارنتها بالمواد التي تم الحصول عليها شامله المعدل التراكمي. | منسق الإرشاد الأكاديمي.
المرشد الأكاديمي. |
في بداية كل فصل دراسي. | تقارير إلى وكيل الكليه لشئون التعليم و الطلاب |
محتويات ملف الطالب للارشاد الاكاديمي
علي كل مرشد أكاديمي إعداد ملف خاص لكل طالب مع المحافظة علي سريه المعلومات و يحتوي الملف علي الأتي:
- كشف باسماء الطلاب المسجلين لدي المرشد الاكاديمي ( من خلال الارشاد الاكاديمي الالكتروني).
- استمارة بيانات الطالب و بها معلومات شخصية عن الطالب (استمارة البيانات الشخصية و الجامعية للطالب).
- الوثائق الإدارية الاخري (استمارات التسجيل اليدوية و الالكترونية – استمارة الحذف و الإضافة – خلال الفصل الدراسي يتلقى المرشد الأكاديمي من إدارة شئون التعليم والطلاب ما يخص الطالب من أي دلائل تشير إلى تعثره أكاديمياً حتى يمكن تحليلها وحل المشاكل التي تعيق التحصيل الدراسي للطالب.)
- معلومات عن المرشد الأكاديمي (الاسم التخصص وموعد ومكان مقابلة الطالب دورياً(
- الخطة الاسترشادية الدراسية للبرنامج المسجل به الطالب.
- سجل حصول الطالب على أى جوائز تميز أو تفوق وكذلك أى عقوبات تعرض لها الطالب.
- سجل يحتوى على ملخص لقاءاته مع الطالب وبه أهم الملاحظات المرتبطة بأداء الطالب (نموذج اجتماع الارشاد الاكاديمي)
- التعديلات في الخطة الدراسية وفق حالة الطالب إذا استدعى الأمر لذلك .
- السجل الاكاديمي للطالب ( من خلال الارشاد الاكاديمي الالكتروني).
استمارة البيانات الشخصية و الجامعية للطالب
الاسم:……………………………………………….. السن:……………………………. الجنسية:……………………………………………… الديانة: ………………………….. محل الإقامة:………………………………………………………………………………..
رقم تليفون منزل:………………………….موبايل:……………………………………….. البريد الالكتروني:…………………………………………………………………………. المؤهل الحاصل علية:………………………………. المجموع:…………………………..
الهواية المفضلة:…………………………………………………………………………… درجة تعليم الأب:………………………………….الوظيفة:………………………………. درجة تعليم الأم:………………………………….الوظيفة:………………………………. عدد الإخوة:……………………………………………………………………………….. محل الإقامة الحالي: المدينة الجامعية □ مع الأسرة □ غير ذلك □
تاريخ الالتحاق بالكلية:………………………… الكود:…………………………………..
اذكر من يمكن اللجوء إليه في حالة الطوارئ:……………………………………………… العنوان: …………………………………… رقم التليفون:……………………………….. هل تعاني من أي مشاكل صحية: نعم □ لا □
في حالة الإجابة بنعم… اذكر هذه المشاكل:…………………………………………………. العلاج الذي تتناوله :………………………………………………………………………. المكان / الطبيب المتابع لحالتك الصحية:……………………………………………………. هل تعاني من مشاكل أسرية: نعم □ لا □
في حالة الإجابة بنعم… هل تحب أن تتحدث عنها: نعم □ لا □
في حالة الإجابة بنعم… قم بتحديد: الشخص:…………………….الوقت: ………………… و المكان المناسب داخل الكلية:……………………………………………………………..
نموذج اجتماع الإرشاد الأكاديمي
العام الأكاديمي:……………….. الفصل الدراسي: الأول □ الثاني □ الصيفي□
اجتمع المرشد الأكاديمي:………………………………………… القسم:………………….
بالطالب:…………………………………… المستوي:……….التخصص:………………..
يوم:………………….الموافق:…………………………….في تمام الساعة:……………
هدف الاجتماع: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. الإجراء المتخذ:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… توصيات/ ملاحظات المرشد الأكاديمي:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
انتهي الاجتماع الساعة:…………………………..
توقيع المرشد الأكاديمي:……………………………………………………………………
توقيع الطالب:………………………………………………………………………………
استمارة إضافة / حذف مقررات
اسم الطالب:……………………………………………………………………………….. المستوي:……………..الفصل الدراسي:………………….. العام الجامعي:……………….
رجاء إضافة / حذف المقررات التالية:
| كود المقرر | اسم المقرر | عدد الوحدات | موعد المحاضرة النظرية | موعد الدرس العملي |
| مقررات مطلوب حذفها | ||||
| مقررات مطلوب اضافتها | ||||
توقيع الطالب:………………………………………………………………………………
توقيع المرشد:………………………………………………………………………………
التاريخ: / /2014
البيانات الشخصية للمرشد الأكاديمي
الاسم:………………………………………………………………………………………
الدرجة العلمية :…………………………………………………………………………….
المستوي:…………………………………. التخصص:…………………………………..
البريد الالكتروني:…………………………………………………………………………..
موقع التواصل الاجتماعي:………………………………………………………………….
مواعيد الإرشاد الأكاديمي:
اليوم:……………………………………… الساعة:……………………………………..
المكان:……………………………………………………………………………………..
توقيع المرشد الاكاديمي:……………………………………………………………………
توقيع الطالب:…………………………………………………………………………………..